Regolamento
REGOLAMENTO INTERNO DEL CLUB GIOVANI AMICI DELLA CINA
Il seguente regolamento contiene le norme attuative per la vita sociale dell'Associazione di Culturale “Club Giovani Amici della Cina", discende dallo Statuto, che rimane il riferimento normativo fondamentale, e lo integra, come disposto dall’ART.4 dello stesso.
Il presente regolamento è valido per tutti i soci iscritti e futuri dell’associazione, a partire da 15 gg dopo la sua pubblicazione sul sito istituzionale.
Articolo 1 - Denominazione e logo
La denominazione ufficiale dell’associazione è “Club Giovani Amici della Cina - CGAC” (di seguito “il Club”). Il logo dell'associazione è parte integrante della denominazione sociale.
I Consiglieri del Direttivo e i Referenti dei Team di lavoro, previa autorizzazione del Direttivo stesso, possono utilizzare la carta intestata recante il logo del Club in tutte le comunicazioni istituzionali correlate all’espletamento del loro ruolo.
I membri del Club possono usare il logo del Club recante dicitura “Membro di”, su carta intestata, biglietti da visita o siti web su autorizzazione del Direttivo. Ciascun membro dovrà fare richiesta al Direttivo il quale invierà il logo in versione vettoriale. La struttura, i colori e le forme del logo non possono essere in alcun modo modificati ed il logo potrà essere usato solo per le specifiche finalità autorizzate.
Articolo 2 Ammissione dei Soci
L'ammissione a socio prescinde da qualsiasi pregiudizio di sesso, nazionalità, confessione religiosa o ideologia politica.
Sono requisiti fondamentali per l’accesso all’Associazione, oltre quanto previsto dall’Art.3, comma 1, dello Statuto:
Conoscere o aver iniziato lo studio della lingua cinese
Avere un forte interesse o passione per la Cina e la sua cultura
Aver vissuto in Cina o aver visitato il Paese
È inoltre requisito preferenziale per i soci ordinari avere un’età inferiore ai 40 anni al momento dell’iscrizione.
2.1. Domanda di ammissione
L’aspirante socio che soddisfi i requisiti di cui all’Art.3, comma 1 dello Statuto e dell’art.2, comma 1, del presente Regolamento, è tenuto a inviare richiesta di ammissione via email e a compilare il modulo di iscrizione come di seguito dettagliato, accettando il contenuto dello Statuto e del Regolamento Interno ed effettuando il pagamento della quota associativa annuale nonché concedendo l'autorizzazione al trattamento dei dati personali.
2.1.1. Procedura di ammissione con richiesta spontanea
L’aspirante socio dovrà inviare una email con oggetto “ammissione nuovo socio” all’indirizzo info@clubamicidellacina.org affermando la propria volontà di entrare a far parte dell’associazione;
Alla ricezione dell’email di richiesta, il Segretario invierà il modulo di ammissione completo di informativa di trattamento dei dati personali e rimanderà allo Statuto e al Regolamento, e il link per il versamento della quota associativa annuale;
L’aspirante socio procederà alla compilazione dei moduli e al versamento della quota associativa e invierà una email di conferma di avvenuta compilazione allegando la ricevuta di avvenuto versamento della quota associativa.
I moduli di ammissione verranno archiviati in modalità telematica sulla piattaforma digitale del Club e i dati dei nuovi soci inseriti nel Libro Soci dopo 5 giorni dalla ricezione dei moduli compilati e dal versamento della quota di ammissione, salvo mancata ammissione che verrà motivata, come previsto da Art.3, comma 5, dello Statuto.
Nel rispetto della normativa sulla conservazione dei dati personali (GDPR e D.Lgs. 196/2003) i dati sensibili verranno registrati direttamente sul Libro dei Soci telematico.
Il nuovo socio riceverà conferma via email dell’avvenuta ammissione e dell’attribuzione del titolo di Socio.
2.2. Regole per i Soci
I soci, che all'atto dell'adesione hanno accettato lo Statuto e il presente Regolamento Interno sono invitati a partecipare attivamente alla vita della stessa al fine di garantirne la crescita.
I soci hanno diritto a:
- partecipare a tutti gli eventi promossi dall'Associazione, nel rispetto delle modalità stabilite dal responsabile di ogni singola iniziativa;
- proporre al Consiglio Direttivo progetti o iniziative compatibili con le finalità e nelle modalità previste dallo Statuto, al fine di essere approvati ed eventualmente messi in atto; le proposte dovranno essere presentate in forma scritta via email al Direttivo.
- ottenere trattamenti agevolati per l'acquisto di prodotti o servizi con eventuali Aziende che hanno stipulato convenzioni con l'Associazione.
Ogni socio è altresì tenuto ad un comportamento corretto e virtuoso, nel pieno rispetto dello Statuto, dei regolamenti e delle Leggi vigenti e a non creare alcun problema di ordine pubblico.
L'Associazione non si ritiene responsabile in alcun modo dell'operato, da parte di soci, conseguente a iniziative personali e privo del consenso scritto del Presidente o del Consiglio Direttivo.
2.3. Recesso dall'associazione da parte dell'associato
Ogni associato può recedere dall'Associazione in ogni momento.
La richiesta di recesso va comunicata per iscritto (raccomandata A/R) al Presidente oppure inoltrando un messaggio di posta elettronica (all'indirizzo: info@clubamicidellacina.org con ricevuta di lettura).
I Soci che disdicono la loro iscrizione non hanno alcun diritto ai rimborso della quota versata, come pure alcun diritto di quota sul patrimonio sociale.
Articolo 3 Quota associativa annuale
La quota associativa annuale viene determinata dal Consiglio direttivo e deve essere corrisposta da tutti i soci entro 30 giorni dall'inizio dell'anno sociale, tramite accredito sul conto corrente del Club o con altro mezzo, anche telematico, che il Consiglio Direttivo eventualmente indicherà.
Per il rinnovo della tessera sociale, verrà inviata a tutti i soci una comunicazione (mediante posta elettronica e avvisi sul sito web e canali social network) a partire da un mese prima della scadenza di cui al precedente comma.
Le tessere sociali vengono prodotte esclusivamente in forma telematica.
Articolo 4 Cariche sociali e organi collegiali
Il Club è rappresentato dal Consiglio Direttivo (d'ora in poi "Direttivo"), che ha potere decisionale sulle scelte organizzative e varie del Club, come previsto dall’ART.10 dello Statuto.
Fermi restando i compiti previsti dallo Statuto, il Direttivo si occupa di:
- redigere i programmi di attività sociale previsti dallo Statuto sulla base delle linee approvate dall'Assemblea;
- sorvegliare l'esecuzione delle deliberazioni dell'Assemblea;
- formulare ed emendare il Regolamento Interno dell'Associazione;
- deliberare circa l'ammissione, la sospensione e l'espulsione dei soci;
- favorire la partecipazione dei soci alle attività dell'Associazione;
- deliberare l'ammontare della quota annua nonché la misura di eventuali contributi straordinari per iniziative non precedentemente programmate;
- svolgere tutte le altre attività necessarie e funzionali alla gestione sociale, in attuazione delle finalità previste dallo Statuto
- creare gruppi di lavoro (denominati Team) composti da Soci volontari e incentrati su mansioni specifiche (vedi art. 6 del presente Regolamento).
Il Direttivo si riunisce in modalità telematica su convocazione del Presidente ogni qual volta lo ritenga necessario e almeno 1 volta l’anno.
4.1. Il Presidente
Il Presidente ha la legale rappresentanza del Club e cura il rapporto con le altre associazioni e organizzazioni private e pubbliche.
Il Presidente può operare in nome e per conto dell'Associazione, effettuando operazione bancarie, contrattuali o di qualsiasi altra natura e presiede l'Assemblea degli Associati ed esercita tutte le funzioni demandategli dall'Assemblea.
In caso di assenza o impedimento del Presidente, tutte le sue mansioni spettano al Vice Presidente, o ad altro componente del Direttivo nominato.
4.2. Il Segretario Generale
Il Segretario Generale ha il compito di svolgere tutti gli adempimenti amministrativi coadiuvando il Presidente nelle sue funzioni gestionali e di comunicazione e in particolare:
provvede all’aggiornamento del Libro Soci;
redige i verbali del consiglio direttivo;
cura la corrispondenza;
cura e gestisce la distribuzione delle comunicazioni alle varie figure istituzionali;
aggiorna il sito web, pubblica inviti e verbali;
Nell’espletamento del proprio incarico, il Segretario può essere coadiuvato da un Team di Soci da Egli proposto e nominato dal Consiglio Direttivo.
4.3. Il Tesoriere
Il Tesoriere in base alle disposizioni dell’ART.11 dello Statuto, viene nominato tra i membri del Direttivo e ha un mandato annuale. Nell’espletamento della sua funzione amministrativa, nello specifico:
controlla i costi delle iniziative e ne valuta finanziariamente la fattibilità, confrontandosi con il Consiglio Direttivo.
Con cadenza periodica invia al Consiglio Direttivo il rendiconto di cassa.
Articolo 5 Elezioni del Direttivo
Come da ART.10 dello Statuto, il Direttivo resta in carica per 3 anni e i suoi membri sono rieleggibili.
Per le elezioni del Direttivo vigono le seguenti disposizioni.
5.1. Membri Eleggibili
Ad integrazione di quanto previsto dall’Art.10 dello Statuto, possono ricoprire la carica di Consigliere del Consiglio direttivo i soci in regola con il pagamento delle quote associative e che:
non abbiano riportato condanne passate in giudicato per delitti non colposi e che seguano la seguente procedura di auto-candidatura.
non abbiano conflitti di interesse di sorta con i fini istituzionali del Club
siano iscritti al Club da un minimo di 3 anni
5.2. Procedura di Candidatura ed Elezioni
I membri del Consiglio Direttivo vengono eletti tra i Soci che presentano domanda di auto-candidatura.
La domanda di auto-candidatura deve pervenire al Consiglio Direttivo entro e non oltre tre mesi dalla data di fine mandato del Direttivo in carica in forma scritta per mezzo raccomandata e/o email.
La domanda deve contenere:
I riferimenti anagrafici e il background formativo del socio candidato
Una lettera motivazionale di almeno 2500 battute in cui il socio sostiene la sua candidatura e presenta quale sarà il suo apporto se eletto nel Direttivo.
Un mini-video dalla durata di almeno 5 minuti in cui il candidato si presenta ed espone brevemente le motivazioni a sostegno della sua candidatura.
Verranno accettate e protocollate esclusivamente le domande di auto-candidatura complete di questi elementi e recanti come oggetto: “Auto-Candidatura_NOMEeCOGNOME_Direttivo+anno delle elezioni”.
Salvo espressa manifestazione di volontà di rinunciare alla candidatura, il Direttivo uscente si intende ricandidato alle successive elezioni, senza necessità di presentare domanda di auto-candidatura.
Articolo 6 Gruppi di lavoro o Team Specifici
Sulla base di specifiche esigenze di funzionamento della vita associativa il Direttivo può costituire gruppi di lavoro, denominati “Team”.
Ogni Team viene coordinato da un Referente che risponde e riporta direttamente al Consiglio Direttivo e/o al singolo Consigliere individuato come Responsabile del Team specifico.
Sono nominabili come Referenti e membri di Team specifici esclusivamente i soci che sulla domanda di ammissione abbiano esplicitamente indicato la propria disponibilità a partecipare alla vita attiva del Club.
Il Direttivo procederà alle nomine dopo attenta verifica di competenze e disponibilità. Il Referente del singolo Team verrà eletto dai membri del Team stesso.
I Team sono di due tipi:
Team permanenti: sono quelli che coadiuvano attivamente i Consiglieri nelle loro diverse funzioni e permettono il normale funzionamento della vita associativa;
Team a progetto: vengono costituiti per la gestione di progetti come corsi o eventi che richiedono il coinvolgimento di un numero maggiore di persone rispetto a quelle già presenti nel Direttivo e nei Team permanenti.
Articolo 7 Gestione attività, progetti ed eventi
Ogni Socio ha la possibilità di partecipare a qualsiasi tipo di manifestazione organizzata o promossa dal Club e ha il diritto di essere informato, in tempi consoni, delle iniziative organizzate.
Alcune iniziative possono prevedere una quota di iscrizione a parziale o totale copertura delle spese sostenute, il Direttivo stabilisce tale quota e le modalità di partecipazione per ogni singola attività/iniziativa coadiuvato dal/dai Team preposto.
7.1. Programma eventi / attività
Il programma delle attività viene redatto dal Direttivo e presentato all'Assemblea degli Associati.
Il programma delle attività contiene un elenco di iniziative, progetti, eventi e collaborazioni da realizzare durante l'anno. In esso sono contenute anche le proposte di commissioni di lavoro per razionalizzare il lavoro ed organizzare meglio gli interventi.
Il programma non è rigido, quindi le attività previste e le commissioni istituite possono essere integrate durante l'anno.
Per accedere ad eventuali attività a pagamento offerte dal Club bisogna essere obbligatoriamente iscritti al Club stesso.
Articolo 8 Comunicazioni ai soci e mailing list
La mailing-list è il mezzo principale attraverso il quale vengono fatte le comunicazioni fra i soci, inclusa la convocazione per le assemblee.
Per i soci è attiva una mailing-list informativa, con la quale il Consiglio Direttivo informa in maniera aperiodica tutti gli iscritti delle attività dell'Club e invia le convocazioni dell'Assemblea degli Associati. L'inserimento è automatico al momento dell'iscrizione.
Per porre fine al servizio, è sufficiente inviare una mail a info@clubamicidellacina.org inserendo nel titolo: CANCELLAZIONE.
Per informazioni, proposte o richieste di chiarimento è possibile rivolgersi all'indirizzo mail info@clubamicidellacina.org che ha anche valore istituzionale. Ad esso hanno accesso tutti i membri del Consiglio Direttivo.
Articolo 9 Spese e Contributi
Le spese che i soci sostengono nello svolgimento delle proprie funzioni devono essere preventivamente autorizzate dal Consiglio Direttivo.
Sono rimborsabili tutte le spese previste dal Consiglio Direttivo, per le quali venga prodotta la seguente documentazione dal socio richiedente:
scontrini e ricevute fiscali, fatture (intestate ad "Club Giovani Amici della Cina");
biglietti aerei, bus, treno;
pedaggi autostradali.
Per usufruire del rimborso spese, gli aventi diritto dovranno presentare al Consiglio Direttivo il modulo di rimborso spese (preparato dal Consiglio Direttivo) con allegate le eventuali fatture intestate al Club e la documentazione necessaria, entro 30 giorni dalle spese effettuate. Il modulo di rimborso spese e tutti gli allegati saranno conservati in forma telematica per il tempo previsto dalla legge dal Tesoriere per il resoconto annuale e per tutte le verifiche necessarie.
I rimborsi, una volta verificati e approvati dal Presidente, verranno evasi nel minor tempo possibile e, comunque, in base alla disponibilità economica dell’Associazione.
Eventuali controversie che dovessero insorgere tra gli aventi diritto e il Consiglio Direttivo, dovranno essere discusse dallo stesso.
Articolo 10 Rapporti con l’Esterno
Il Club si riserva di stipulare accordi di collaborazione, convenzioni e sponsorizzazioni con aziende o enti pubblici o privati, per eventi occasionali o in modo continuativo.
La somma delle donazioni, elargite in cambio di spazio pubblicitario in eventi e manifestazioni (fisico o virtuale) o di spazio espositivo presso gli spazi del Club, sarà contrattata volta per volta dal Direttivo.
10.1 Collaborazioni Esterne
Qualora l'Associazione, per le proprie attività, si avvalga della collaborazione di persone esterne alla stessa, potrà essere previsto un rimborso o compenso quantificabile in proporzione al lavoro svolto.
Tutte le collaborazioni esterne dovranno essere prima deliberate dal Consiglio Direttivo, solo dopo aver ricevuto il preventivo di spesa da parte dei consulenti esterni. Detto rimborso sarà erogato, se conforme al preventivo, entro un mese dalla prestazione, dopo consultazione dei membri del Consiglio Direttivo.
Articolo 11 Presenza Web e Promozione
Il Club utilizza i seguenti strumenti informatici per comunicare e promuoversi:
Sito web ufficiale del Club
Indirizzo di posta elettronica del Club : tutti gli indirizzi @clubamicidellacina.org
Instagram: @lavorareconilcinese
Gruppo Facebook: China Professionals Society
Newsletter ospitata su servizio di mailing automatizzate per una promozione rivolta all'esterno;
Il Direttivo si riserva per il futuro di modificare o creare nuovi account.
E' cura del Direttivo, o del Team opportunamente designato da esso, gestire ed aggiornare i contenuti del sito internet del Club.
Il Direttivo, o il Team opportunamente designato da esso, è responsabile di tutti gli strumenti mediatici (Internet, posta elettronica, social, etc.), ne possiede le password di accesso, è amministratore di tali strumenti e ne modera i contenuti e le discussioni.
Tale responsabilità può essere delegata dal Direttivo ad uno o più Soci organizzati in Team, anche per un periodo continuativo. La responsabilità, in caso di delega, è del Socio o del Team designato dal Direttivo.
Articolo 11 Dati Personali
Il Libro Soci viene conservato in forma telematica nel rispetto delle vigenti normative sul trattamento e la tutela dei dati personali (GDPR e D.Lgs. 196/03). Il titolare del trattamento dei dati è nella persona del legale rappresentante, ovvero il Presidente in carica.
I dati personali dei soci saranno conservati e trattati esclusivamente per uso interno e non verranno forniti a terze parti in alcun caso, ad eccezione delle Pubbliche Autorità alle quali, su richiesta, dovranno essere forniti per gli scopi previsti dalla legge.
In caso di necessità di fornire i dati personali dei soci a terze parti, si procederà a richiedere diretta autorizzazione ai soci interessati stessi.
Articolo 12 Varie
L'attività istituzionale del Direttivo è gratuita e le prestazioni dei Soci sono prevalentemente gratuite, salvo i rimborsi per le spese effettuate, o eventuali iniziative e impegni professionali in base alle competenze tecniche dei soci che prevedano una retribuzione, che devono comunque essere approvate dal Direttivo.
Articolo 13 Emendamenti
Gli emendamenti al presente regolamento sono approvati dall'Assemblea, previo inserimento di un apposito punto all'ordine del giorno.
Roma, 20 Gennaio 2022